telefon: 65 5295446
e-mail: j.polaszyk@piaski-wlkp.pl
Stanowisko ds. Obsługi Rady Gminy prowadzi sprawy:
- zapewnienie obsługi organizacyjnej oraz kancelaryjno-technicznej Rady i jej komisji,
- organizacja szkoleń Radnych
- prowadzenie rejestru uchwał Rady, rejestru interpelacji i wniosków radnych,
- przygotowanie we współpracy z właściwymi referatami, stanowiskami pracy informacji o realizacji uchwał i zarządzeń Wójta,
- sporządzanie i przechowywanie protokołów z obrad Rady i jej komisji,
- przechowywanie uchwał Rady,
- prowadzenie ewidencji radnych,
- prowadzenie rejestru skarg na działalność organów gminy i organów jednostek pomocniczych,
- współpraca z jednostkami pomocniczymi, ewidencja sołtysów, przechowywanie protokołów i uchwał zebrań sołeckich
- przygotowanie organizacyjne do przeprowadzenia wyborów sołeckich
- obsługa systemu informatycznego eSesja
-przekazywanie podjętych uchwał do: Nadzoru Prawnego WUW, Regionalnej Izby Obrachunkowej, publikacji w Dzienniku Urzędowym, udostępnienie podjętych uchwał w Bazie Aktów Włsanych,
- przekazywanie odpisów uchwał Rady do realizacji na odpowiednie stanowiska,
- publikacja uchwał Rady, Zarządzeń Wójta w Biuletynie Informacji Publicznej
- prowadzenie spraw związanych z dostępnością
Realizacja zadań archiwum zakładowego, a zwłaszcza:
- sprawowania bezpośredniego nadzoru nad lokalem archiwum zakładowego oraz jego odpowiednie wyposażenie,
- współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie opieki nad dokumentacją i odpowiedniego jej przygotowania do przekazania archiwum zakładowemu,
- przyjmowanie w stanie uporządkowanym materiałów archiwalnych, dokumentacji niearchiwalnej z poszczególnych komórek organizacyjnych,
- przechowywanie i zabezpieczenie przejętej dokumentacji oraz prowadzenie pełnej ewidencji,
- udostępnianie akt osobom upoważnionym,
- współpraca z Archiwum Państwowym,
- brakowanie dokumentacji niearchiwalnej oraz przekazywanie wybrakowanej dokumentacji do zniszczenia
Pełnienie funkcji koordynatora czynności kancelaryjnych, który sprawuje nadzór nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, a zwłaszcza:
- w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania i prowadzenia akt spraw,
- kontrolowania prawidłowości stosowania przepisów instrukcji kancelaryjnej i innych przepisów wykonawczych.