telefon: 65 5295446
e-mail: j.polaszyk@piaski-wlkp.pl
Stanowisko ds. Obsługi Rady Gminy prowadzi sprawy:
- zapewnienie obsługi organizacyjnej oraz kancelaryjno-technicznej Rady i jej komisji,
- prowadzenie rejestru uchwał Rady, rejestru interpelacji i wniosków radnych, sporządzanie informacji o realizacji uchwał Rady, zarządzeń Wójta, interpelacji i wniosków radnych,
- sporządzanie i przechowywanie protokołów z obrad Rady i jej komisji, uchwał Rady,
- rejestracja i przechowywanie planów pracy Rady i jej komisji,
- prowadzenie ewidencji radnych,
- prowadzenie rejestru skarg na działalność organów gminy i organów jednostek pomocniczych,
- wykonywanie zadań związanych z wyborami Prezydenta RP, parlamentarnymi, samorządowymi, ławników do sądów powszechnych oraz przeprowadzanymi referendami,
- prowadzenie rejestru aktów prawnych stanowiących prawo miejscowe,
- współpraca z jednostkami pomocniczymi, obsługa zebrań mieszkańców, ewidencja sołtysów, protokołów i uchwał zebrań mieszkańców.
- wydawanie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych przeznaczonych do spożycia w miejscu i poza miejscem sprzedaży oraz współpraca z Gminną Komisją Rozwiązywania Problemów Alkoholowych.
Realizacja zadań archiwum zakładowego, a zwłaszcza:
- wprowadzanie normatyw kancelaryjno – archiwalnych (instrukcja kancelaryjna, instrukcja archiwalna itp.),
- sprawowania bezpośredniego nadzoru nad lokalem archiwum zakładowego oraz jego odpowiednie wyposażenie,
- współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie opieki nad dokumentacją i odpowiedniego jej przygotowania do przekazania archiwum zakładowemu,
- przyjmowanie w stanie uporządkowanym materiałów archiwalnych, dokumentacji niearchiwalnej z poszczególnych komórek organizacyjnych,
- przechowywanie i zabezpieczenie przejętej dokumentacji oraz prowadzenie pełnej ewidencji,
- udostępnianie akt osobom upoważnionym,
- współpraca z Archiwum Państwowym,
- nadzór komisyjnego brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz przekazywanie wybrakowanej dokumentacji na makulaturę.
Pełnienie funkcji koordynatora czynności kancelaryjnych, który sprawuje nadzór nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, a zwłaszcza:
- w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania i prowadzenia akt spraw,
- udzielania instruktażu pracownikom w zakresie wykonywanych czynności kancelaryjnych,
- kontrolowania prawidłowości stosowania przepisów instrukcji kancelaryjnej i innych przepisów wykonawczych.